Snabb start med personalliggare och ID-skanning
Ett nytt bygge börjar ofta med bråttom. Personalliggaren måste vara på plats innan arbetet startar, och ingen vill lägga en förmiddag på att installera kortläsare eller registrera personal manuellt. Med Byggliggaren går starten snabbt: du skapar projektet, skriver ut QR-koden och personalen checkar in med sin egen mobil. Den nya funktionen ID-skanning gör dessutom registreringen av nya personer betydligt smidigare. I den här guiden går vi igenom hur flödet ser ut från första inloggning till första incheckning, vad du som byggherre eller entreprenör behöver tänka på och hur du får med alla uppgifter som behövs för att möta Skatteverkets krav på elektronisk personalliggare.
Steg 1: Skapa konto och projekt
Du loggar in med en e-postlänk eller ditt Google-konto. Inga kortuppgifter krävs för att komma igång, och du behöver inte installera något. Därefter fyller du i projektets adress, byggherre, huvudentreprenör och startdatum. Har projektet ett startdatum längre fram kan du förbereda allt redan nu: bjuda in kollegor, lägga till företag och skriva ut QR-koden. Den betalda perioden börjar först när projektet startar, så förberedelsetiden kostar ingenting. Aktiveringen görs snabbt direkt i mobilen, vilket gör att du kan sätta igång även när du redan står på arbetsplatsen.
Steg 2: Sätt upp QR-koden på arbetsplatsen
Varje projekt får en egen QR-kod. Skriv ut den och sätt upp den vid entrén, i bodarna eller där personalen passerar när arbetsdagen börjar. När någon skannar koden öppnas incheckningen direkt i mobilens webbläsare. Det finns ingen app som måste laddas ner, och incheckningen fungerar på 22 språk, vilket underlättar för utländska underentreprenörer. Platsdelning används för att bekräfta att incheckningen görs på arbetsplatsen.
Steg 3: Nya personer registreras med ID-skanning
Första gången en person checkar in behöver hen registrera namn, personnummer och arbetsgivare. Här kommer ID-skanning in. I menyn med tre punkter väljer personen ID-skanning, håller ID-kortet, körkortet eller passet framför kameran och appen läser av texten direkt i mobilen. Namn och personnummer fylls i automatiskt i formuläret. Personen kontrollerar uppgifterna innan de sparas, och bilden från kameran sparas inte. Saknar handlingen personnummer går det att fortsätta med enbart namnet och fylla i resten för hand. Vid nästa besök finns personen redan registrerad och checkar in med ett tryck.
Det är viktigt att förstå vad funktionen gör och inte gör. ID-skanning är ett sätt att slippa skriva av uppgifter för hand och minska stavfel. Den verifierar inte att handlingen är äkta och ersätter inte arbetsgivarens ansvar att kontrollera vem som arbetar på platsen. Samma funktion finns även för administratörer som lägger till personal i projektet i förväg.
Steg 4: Följ närvaron och var redo för kontroll
När personalen checkat in ser du direkt vilka som är på plats, från vilket företag och sedan när. Vid ett kontrollbesök visar du kontrollvyn i mobilen, och historiken kan exporteras som CSV, PDF eller i Skatteverkets XML-format. Glömda utcheckningar och andra avvikelser markeras så att projektadministratören kan komplettera dem med en spårbar rättelselogg, där originalvärdena alltid bevaras.
Läs reglerna hos Skatteverket: Skatteverkets regler för personalliggare i byggbranschen.
Varför en snabb start spelar roll
Kravet på personalliggare gäller från första dagen byggverksamheten pågår. En lösning som tar dagar att införa riskerar att skapa en period utan korrekt dokumentation. Genom att kunna skapa projekt, aktivera det i mobilen och registrera nya personer med ID-skanning blir tröskeln låg även för mindre företag och korta uppdrag. Priset är 299 kr per månad och aktivt projekt exklusive moms, utan bindningstid, med obegränsat antal personer och företag. Vill du testa hur det fungerar kan du skapa ditt första projekt på någon minut.